Mengelola dokumen transaksi dan mengarsipkan

Mengidentifikasi dokumen transaksi adalah menentukan, mengelompokan dan menganalisa suatu transaksi sehingga kita dapat mengidentifikasi dokumen secara cepat, tepat dan benar. Dokumen transaksi          bukti tertulis atas terjadinya transaksi.

TUJUAN

Tujuan mengelola dokumen transaksi adalah agar kita dapat melaksanakan tugas dan  tanggungjawab kita untuk mengelola dokumen transaksi dengan cepat, tepat dan benar.

MENGIDENTIFIKASI

Menentukan, mengelompokkan  dan menganalisa suatu transaksi sehingga kita dapat mengidentifikasi dokumen secara cepat, tepat dan benar.

>>Macam-macam dokumen transaksi :

-         Bukti kas masuk (BKM)                            - Voucher

-         Bukti Kas Keluar (BKK)                            - Kwitansi

-         Faktur                                                         - Wesel Bayar

-         Nota                                                  - Wesel  tagih

-         Memo                                                         - Voucher

1. Bukti kas masuk ( BKM ) adalah dokumen trnsaksi yang digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi yang menyebabkan kas bertambah.

Contoh                 : Pendapatan Bunga bank

                     Penerimaan hasil penjualan

                     Penerimaan Piutang

                     Pencairan Pinjaman Bank

                     Setoran modal Pemilik

2. BKK adalah dokumen transaksi yang digunakan utuk mencatat transaksi-transaksi yang menyebabkan kas berkurang.

Contoh       : - Pembayaran gaji Karyawan                   - Perlengkapan, Peralatan dll

-         Pembayaran Utang                                     - Pembayaran biaya-biaya lainnya

-         Pembalian barang dagangan

3. Faktur adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi penjualan/ pembelian yang dilakukan secara kredit.

Transaksi kredit adalah transaksi yang dilakukan dengan pembayaran di angsur/ dengan uang muka/cicilan, yang terdiri dari:

-         penjualan secara tunai (Faktur Penjualan)

Pembelian secara Kredit ( Faktur Pembelian) Faktur (Invoice) adalah bukti transaksi pembelian atau penjualan barang dengan pembayaran kredit.

Faktur dibuat oleh pihak penjual dan diserahkan kepada pihak pembeli bersama-sama dengan barang yang dijual. Bagi pihak pembeli, faktur yang diterima dari pihak penjual merupakan faktur pembelian yang digunakan sebagai bukti transaksi pembelian barang. Bagi pihak penjual, faktur yang dikirimkan kepada pihak pembeli merupakan faktur penjualan. Lembar kedua (copy) dari faktur yang bersangkutan digunakan sebagai bukti transaksi penjualan barang.

Bentuk faktur yang digunakan oleh suatu perusahaan akan berbeda dengan faktur yang digunakan oleh perusahaan lainnya. Walaupun demikian biasanya faktur memuat informasi mengenai nama dan alamat pihak penjual, nomor faktur, nomor pesanan, tanggal pengiriman, nama dan alamat pembeli, syarat pembayaran dan keterangan mengenai barang seperti jenis barang, kuantitas, harga satuan dan jumlah harga.

Contoh Faktur :

-          

4. Nota terdiri dari 3 macam:

Nota kontan (retur pembelian) – bukti transaksi pembelian/penjualan yang di laksanakan secara tunaiNota kontan dipergunakan sebagai bukti transaksi pembelian atau penjualan yang dilakukan secara tunai. Seperti halnya faktur, nota kontan dibuat sekurang-kurangnya dalam dua rangkap. Lembar pertama (asli) diserahkan kepada pembeli, lembar kedua digunakan sebagai sumber dan dokumen pencatatan akuntansi.

Di bawah ini contoh salah satu bentuk Nota Kontan:

-        

-         Nota kredit (retur penjualan ) – bukti transaksi penerimaan kembali barang yang telah di jual. Nota kredit dibuat oleh pihak penjual

Nota debet – bukti transaksi pengembalian barang yang telah di beliNota Kredit (Credit Memorandum) adalah bukti transaksi penerimaan kembali barang yang telah dijual secara kredit (retur penjualan), atau pengurangan harga faktur karena barang sebagian rusak atau kualitas yang tidak sesuai dengan pesanan. Dalam hal demikian nota kredit dibuat oleh pihak penjual dan dikirimkan kepada pihak pembeli.    _

Dipandang dari pihak pembeli, barang yang dikembalikan kepada penjual karena rusak atau permohonan pengurangan harga faktur yang disetujui pihak penjual disebut retur pembelian. Apabila bukti transaksi tersebut dibuat oleh pihak pembeli dan dikirimkan kepada penjual, nota yang bersangkutan disebut Nota Debet.

.

5. Memo- bukti transaksi berupa memo dari pejabat tertentu / pemimpin kepada kabag Akuntansi untuk melakukan pencatatan.

6. Voucher adalah bukti tertulis yang digunakan untuk transaksi pengeluaran yang nilai nominalnysudahditentukanperusahaan.

7. Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Oleh karena itu kuitansi dibuat dan ditandatangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran. Bagi suatu perusahaan, kuitansi yang diterima dari pihak lain merupakan bukti pembayaran (pengeluaran kas) kepada pihak yang bersangkutan. Sementara kuitansi yang diserahkan kepada pihak lain merupakan bukti penerimaan kas (uang) dari pihak yang bersangkutan. Kuitansi harus dibuat sekurang-­kurangnya dalam rangkap 2 (dua). Lembar pertama (lembar asli) harus dibubuhi materai sesuai dengan ketentuan undang-undang yang berlaku, lembar tersebut untuk diserahkan kepada pihak pembayar. Lembar kedua (copy) digunakan sebagai sumber dan dokumen pencatatan akuntansi.

Contoh kuitansi :

8. Wesel bayar adalah surat perintah untuk membayarkan sejumlah uang kepada seseorang yang tercantum dalam surat tersebut.

Contoh wesel bayar

9. Wesel Tagih adalah surat kuasa untuk menarik sejumlah uang pada jattuh tempo yang telah        ditentukan.

 surat tersebut  

10. Cek adalah surat perintah kepada bank dari orang yang menandatanganinya untuk membayar sejumlah uang yang tertulis dalam cek tersebut. Salah satu usaha yang dilakukan perusahaan untuk meningkatkan pengawasan terhadap kas adalah menyetorkan semua kas (uang tunai atau cek) yang diterima ke bank, disimpan dalam bentuk giro. Dalam hal demikian, perusahaan mempunyai rekening simpanan pada bank yang sewaktu-waktu dapat diambil (ditarik) atau dibayarkan kepada pihak lain dengan menggunakan cek atau bilyet giro.
Cek pada dasarnya merupakan surat perintah kepada bank dari orang yang menandatanganinya, untuk membayarkan sejumlah uang yang tertulis dalam cek kepada pembawa atau kepada orang yang namanya ditulis dalam cek. Apabila di dalam lembaran cek ditulis nama orang kepada siapa pembayaran harus dilakukan, cek yang bersangkutan hanya bisa diuangkan ke bank oleh orang yang namanya ditulis dalam cek. Tetapi jika di dalam lembaran cek setelah kata kepada       ditulis kata tunai atau cash atau pembawa, cek yang bersangkutan dapat diuangkan ke bank oleh siapa saja.
Lembaran cek umumnya terdiri atas lembar utama dan struk atau bonggol cek. Lembar utama untuk diserahkan kepada pihak lain sebagai alat pembayaran, sementara struk cek setelah diisi dengan data yang sarna dengan data pada lembar utama digunakan sebagai bukti tambahan yang disatukan dengan kuitansi bukti pembayaran. Seperti halnya pada kuitansi, penarikan cek dibebani bea materai yang pelaksanaannya langsung dibebankan oleh bank kepada penarik cek (nasabah).

Di bawah ini contoh cek yang sudah diisi dan ditandatangani oleh penarik. Perhatikan, kepada bank mana cek yang bersangkutan dapat diuangkan, tanggal berapa jatuh tempo cek dan siapa yang dapat menguangkan ke bank

11. Bilyet giro adalah surat perintah pemindah bukuaan dari nasabah bank kepada bank yang bersangkutan Bilyet giro tidak biasa ditarik dengan jumlah uang tunai, tetapi hanya biasa sebagai tambahan simpanan pada rekening. Selain penggunaan cek, dalam dunia usaha sering ditemukan penggunaan bilyet giro sebagai alat pembayaran. Bilyet giro merupakan surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan, untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekening nya ke dalam rekening yang namanya tertulis dalam bilyet giro pada bank yang sama atau pada bank lain. Dengan demikian pihak penerima tidak bisa menguangkan bilyet giro kepada bank yang bersangkutan, tetapi harus menyetorkan kepada bank tempat rekeningnya sebagai tambahan simpanan. Penggunaan bilyet giro dalam lalu lintas pembayaran, dianggap lebih praktis dan memudahkan administrasi pada bank-bank yang bersangkutan.

Di bawah ini contoh bilyet giro yang digunakan oleh pemegang rekening pada Bank Central Asia :

MENGARSIPKAN

                        Semua bukti transaksi, setelah dicatat harus disimpan dengan baik. Terdapat kemungkinan bahwa bukti-bukti tersebut diperlukan di masa mendatang, misalnya untuk pemeriksaan yang dilakukan oleh pihak perpajakan. Peraturan perpajakan di Indonesia mengharuskan agar bukti-bukti pembukuan disimpan selama 10 tahun.

Penyimpanan bukti transaksi harus dilakukan sedemikian rupa sehingga mudah untuk dicari kembali. Penyimpanan menurut nomor urut atau tanggal sering digunakan. Bukti transaksi perlu disimpan dalam tempat yang kuat dan aman sehingga tidak mudah rusak dan disalahgunakan.