
TUJUAN
Tujuan mengelola dokumen transaksi adalah agar kita dapat melaksanakan
tugas dan tanggungjawab kita untuk
mengelola dokumen transaksi dengan cepat, tepat dan benar.
MENGIDENTIFIKASI
Menentukan, mengelompokkan dan
menganalisa suatu transaksi sehingga kita dapat mengidentifikasi dokumen secara
cepat, tepat dan benar.
>>Macam-macam
dokumen transaksi :
-
Bukti kas masuk (BKM) -
Voucher
-
Bukti Kas Keluar (BKK) -
Kwitansi
-
Faktur -
Wesel Bayar
-
Nota -
Wesel tagih
-
Memo -
Voucher
1. Bukti kas masuk ( BKM ) adalah dokumen trnsaksi
yang digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi yang menyebabkan kas
bertambah.
Contoh : Pendapatan Bunga bank
Penerimaan
hasil penjualan
Penerimaan
Piutang
Pencairan
Pinjaman Bank
Setoran
modal Pemilik
2. BKK adalah dokumen
transaksi yang digunakan utuk mencatat transaksi-transaksi yang menyebabkan kas
berkurang.
Contoh : - Pembayaran gaji Karyawan - Perlengkapan, Peralatan dll
-
Pembayaran Utang -
Pembayaran biaya-biaya lainnya
-
Pembalian barang dagangan
3. Faktur adalah dokumen yang digunakan untuk
mencatat transaksi-transaksi penjualan/ pembelian yang dilakukan secara kredit.
Transaksi kredit adalah transaksi yang dilakukan
dengan pembayaran di angsur/ dengan uang muka/cicilan, yang terdiri dari:
-
penjualan secara tunai (Faktur
Penjualan)
Pembelian secara Kredit ( Faktur Pembelian) Faktur (Invoice)
adalah bukti transaksi pembelian atau penjualan barang dengan pembayaran
kredit.
Faktur dibuat oleh pihak penjual dan diserahkan kepada pihak pembeli bersama-sama dengan barang yang dijual. Bagi pihak pembeli, faktur yang diterima dari pihak penjual merupakan faktur pembelian yang digunakan sebagai bukti transaksi pembelian barang. Bagi pihak penjual, faktur yang dikirimkan kepada pihak pembeli merupakan faktur penjualan. Lembar kedua (copy) dari faktur yang bersangkutan digunakan sebagai bukti transaksi penjualan barang.
Faktur dibuat oleh pihak penjual dan diserahkan kepada pihak pembeli bersama-sama dengan barang yang dijual. Bagi pihak pembeli, faktur yang diterima dari pihak penjual merupakan faktur pembelian yang digunakan sebagai bukti transaksi pembelian barang. Bagi pihak penjual, faktur yang dikirimkan kepada pihak pembeli merupakan faktur penjualan. Lembar kedua (copy) dari faktur yang bersangkutan digunakan sebagai bukti transaksi penjualan barang.
Bentuk faktur yang digunakan oleh suatu perusahaan akan berbeda dengan
faktur yang digunakan oleh perusahaan lainnya. Walaupun demikian biasanya
faktur memuat informasi mengenai nama dan alamat pihak penjual, nomor faktur,
nomor pesanan, tanggal pengiriman, nama dan alamat pembeli, syarat pembayaran
dan keterangan mengenai barang seperti jenis barang, kuantitas, harga satuan
dan jumlah harga.
Contoh Faktur :

-
4. Nota terdiri dari 3 macam:
Nota kontan (retur
pembelian) – bukti transaksi pembelian/penjualan yang di laksanakan secara
tunaiNota kontan dipergunakan sebagai bukti transaksi pembelian atau penjualan
yang dilakukan secara tunai. Seperti halnya faktur, nota kontan dibuat
sekurang-kurangnya dalam dua rangkap. Lembar pertama (asli) diserahkan kepada
pembeli, lembar kedua digunakan sebagai sumber dan dokumen pencatatan
akuntansi.
Di bawah ini contoh salah satu bentuk Nota Kontan:
Di bawah ini contoh salah satu bentuk Nota Kontan:
-


-
Nota kredit (retur penjualan ) – bukti transaksi penerimaan kembali
barang yang telah di jual. Nota kredit dibuat oleh pihak penjual
Nota debet – bukti
transaksi pengembalian barang yang telah di beliNota Kredit (Credit Memorandum)
adalah bukti transaksi penerimaan kembali barang yang telah dijual secara
kredit (retur penjualan), atau pengurangan harga faktur karena barang sebagian
rusak atau kualitas yang tidak sesuai dengan pesanan. Dalam hal demikian nota kredit
dibuat oleh pihak penjual dan dikirimkan kepada pihak pembeli. _
Dipandang dari pihak pembeli, barang yang dikembalikan kepada
penjual karena rusak atau permohonan pengurangan harga faktur yang disetujui
pihak penjual disebut retur pembelian. Apabila bukti transaksi tersebut dibuat oleh
pihak pembeli dan dikirimkan kepada penjual, nota yang bersangkutan disebut
Nota Debet.

5. Memo- bukti transaksi
berupa memo dari pejabat tertentu / pemimpin kepada kabag Akuntansi untuk
melakukan pencatatan.

6. Voucher adalah bukti
tertulis yang digunakan untuk transaksi pengeluaran yang nilai nominalnysudahditentukanperusahaan.

7. Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran
sesuatu. Oleh karena itu kuitansi dibuat dan ditandatangani oleh pihak yang
menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran. Bagi suatu
perusahaan, kuitansi yang diterima dari pihak lain merupakan bukti pembayaran
(pengeluaran kas) kepada pihak yang bersangkutan. Sementara kuitansi yang
diserahkan kepada pihak lain merupakan bukti penerimaan kas (uang) dari pihak
yang bersangkutan. Kuitansi harus dibuat sekurang-kurangnya dalam rangkap 2
(dua). Lembar pertama (lembar asli) harus dibubuhi materai sesuai dengan
ketentuan undang-undang yang berlaku, lembar tersebut untuk diserahkan kepada
pihak pembayar. Lembar kedua (copy) digunakan sebagai sumber dan dokumen
pencatatan akuntansi.
Contoh kuitansi :

8. Wesel
bayar adalah surat perintah untuk membayarkan
sejumlah uang kepada seseorang yang tercantum dalam surat tersebut.
Contoh wesel bayar

9. Wesel Tagih adalah surat kuasa untuk menarik
sejumlah uang pada jattuh tempo yang telah ditentukan.
surat
tersebut

10. Cek adalah surat perintah kepada bank
dari orang yang menandatanganinya untuk membayar sejumlah uang yang tertulis
dalam cek tersebut. Salah satu usaha yang dilakukan perusahaan untuk
meningkatkan pengawasan terhadap kas adalah menyetorkan semua kas (uang tunai
atau cek) yang diterima ke bank, disimpan dalam bentuk giro. Dalam hal
demikian, perusahaan mempunyai rekening simpanan pada bank yang sewaktu-waktu
dapat diambil (ditarik) atau dibayarkan kepada pihak lain dengan menggunakan
cek atau bilyet giro.
Cek pada dasarnya merupakan surat perintah kepada bank dari orang yang menandatanganinya, untuk membayarkan sejumlah uang yang tertulis dalam cek kepada pembawa atau kepada orang yang namanya ditulis dalam cek. Apabila di dalam lembaran cek ditulis nama orang kepada siapa pembayaran harus dilakukan, cek yang bersangkutan hanya bisa diuangkan ke bank oleh orang yang namanya ditulis dalam cek. Tetapi jika di dalam lembaran cek setelah kata kepada ditulis kata tunai atau cash atau pembawa, cek yang bersangkutan dapat diuangkan ke bank oleh siapa saja.
Lembaran cek umumnya terdiri atas lembar utama dan struk atau bonggol cek. Lembar utama untuk diserahkan kepada pihak lain sebagai alat pembayaran, sementara struk cek setelah diisi dengan data yang sarna dengan data pada lembar utama digunakan sebagai bukti tambahan yang disatukan dengan kuitansi bukti pembayaran. Seperti halnya pada kuitansi, penarikan cek dibebani bea materai yang pelaksanaannya langsung dibebankan oleh bank kepada penarik cek (nasabah).
Cek pada dasarnya merupakan surat perintah kepada bank dari orang yang menandatanganinya, untuk membayarkan sejumlah uang yang tertulis dalam cek kepada pembawa atau kepada orang yang namanya ditulis dalam cek. Apabila di dalam lembaran cek ditulis nama orang kepada siapa pembayaran harus dilakukan, cek yang bersangkutan hanya bisa diuangkan ke bank oleh orang yang namanya ditulis dalam cek. Tetapi jika di dalam lembaran cek setelah kata kepada ditulis kata tunai atau cash atau pembawa, cek yang bersangkutan dapat diuangkan ke bank oleh siapa saja.
Lembaran cek umumnya terdiri atas lembar utama dan struk atau bonggol cek. Lembar utama untuk diserahkan kepada pihak lain sebagai alat pembayaran, sementara struk cek setelah diisi dengan data yang sarna dengan data pada lembar utama digunakan sebagai bukti tambahan yang disatukan dengan kuitansi bukti pembayaran. Seperti halnya pada kuitansi, penarikan cek dibebani bea materai yang pelaksanaannya langsung dibebankan oleh bank kepada penarik cek (nasabah).
Di bawah ini contoh cek yang sudah diisi dan ditandatangani oleh penarik.
Perhatikan, kepada bank mana cek yang bersangkutan dapat diuangkan, tanggal
berapa jatuh tempo cek dan siapa yang dapat menguangkan ke bank

11. Bilyet giro
adalah surat
perintah pemindah bukuaan dari nasabah bank kepada bank yang bersangkutan
Bilyet giro tidak biasa ditarik dengan jumlah uang tunai, tetapi hanya biasa
sebagai tambahan simpanan pada rekening. Selain penggunaan cek, dalam dunia
usaha sering ditemukan penggunaan bilyet giro sebagai alat pembayaran. Bilyet
giro merupakan surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang
bersangkutan, untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekening nya ke dalam
rekening yang namanya tertulis dalam bilyet giro pada bank yang sama atau pada
bank lain. Dengan demikian pihak penerima tidak bisa menguangkan bilyet giro
kepada bank yang bersangkutan, tetapi harus menyetorkan kepada bank tempat
rekeningnya sebagai tambahan simpanan. Penggunaan bilyet giro dalam lalu lintas
pembayaran, dianggap lebih praktis dan memudahkan administrasi pada bank-bank
yang bersangkutan.
Di bawah ini contoh bilyet giro yang digunakan oleh pemegang rekening pada Bank Central Asia :
Di bawah ini contoh bilyet giro yang digunakan oleh pemegang rekening pada Bank Central Asia :

MENGARSIPKAN
Semua bukti
transaksi, setelah dicatat harus disimpan dengan baik. Terdapat kemungkinan
bahwa bukti-bukti tersebut diperlukan di masa mendatang, misalnya untuk
pemeriksaan yang dilakukan oleh pihak perpajakan. Peraturan perpajakan di
Indonesia mengharuskan agar bukti-bukti pembukuan disimpan selama 10 tahun.
Penyimpanan bukti transaksi harus dilakukan sedemikian rupa sehingga mudah untuk dicari kembali. Penyimpanan menurut nomor urut atau tanggal sering digunakan. Bukti transaksi perlu disimpan dalam tempat yang kuat dan aman sehingga tidak mudah rusak dan disalahgunakan.
Penyimpanan bukti transaksi harus dilakukan sedemikian rupa sehingga mudah untuk dicari kembali. Penyimpanan menurut nomor urut atau tanggal sering digunakan. Bukti transaksi perlu disimpan dalam tempat yang kuat dan aman sehingga tidak mudah rusak dan disalahgunakan.
